ارائه محصولي جديد، فراخوان يك محصول، جريمه قانوني، پيگرد قانوني مديرعامل، يك پيشرفت شگرف، تعطيلي كارخانه و مواردي از اين دست، مي‌توانند موضوع بيانيه مطبوعاتي باشند. از بيانيه‌هاي مطبوعاتي براي اعلام اخبار ناگوار با ملاحظه حفظ وجهه شركت در نزد اذهان عمومي نيز استفاده مي‌شود.

در سازمان‌هاي بزرگ، بيانيه‌هاي مطبوعاتي اغلب توسط مدير ارتباطات يا كاركنان روابط عمومي تهيه و تنظيم مي‌شوند. مديران سازمان‌هاي كوچكتر بيانيه‌هاي مطبوعاتي را خودشان به رشته تحرير درآورند. اگر مدير شركت كوچكي هستيد، براي نوشتن بيانيه مطبوعاتي به اين نكاتي توجه كنيد:

·    با تيتري چشم‌گير كه تصوير مناسبي به خوانندگان بدهد و توجه آنها را جلب نمايد، متن را شروع كنيد.

·    پيام‌تان را شفاف و موجز تهيه كنيد- بهتر آن‌است كه پيام‌تان كمتر از يك صفحه بشود.

·    پيام‌تان را حول پنج سوال متمركز كنيد: چه كسي، چه چيزي، كجا،‌ چرا و چه زماني.

·    سعي كنيد تا تمام بخش‌هاي مهم پيام‌تان را در پاراگراف اول بگنجانيد.

·    هميشه اسم و شماره تماس سازمان را ذكر كنيد تا مطبوعات در صورت نياز به اطلاعات بيشتر بتوانند با شما تماس بگيرند.